業務マニュアルが作れない理由は、文章力より「普段は無意識にやっている作業を、最初から説明し直すのが大変」だからです。
ChatGPTには、現場の箇条書きを順番へ直し、抜けている確認項目を質問してもらいます。実際の手順を知っている人が材料を出し、最後に現場で一度動かして確かめます。
最初の範囲開店準備、電話対応など、一つの作業だけ
AIの役割順番整理、見出し作成、抜けの質問
完成条件新人が読み、迷った場所を直せる状態
「店のマニュアル」ではなく、一つの作業から作る
範囲が広いと、総論ばかりの文書になります。「カフェの開店準備」「問い合わせ電話の受け方」「月末の請求書確認」など、始まりと終わりが分かる作業へ絞ります。
AIへ「一般的な開店マニュアル」を作らせない。
実際の設備、担当人数、店の決まりがなければ、使えない手順が混ざります。
実際の設備、担当人数、店の決まりがなければ、使えない手順が混ざります。
現場の作業は、話し言葉のまま集める
きれいに書こうとせず、担当者が普段やっている順番を箇条書きにします。スマートフォンの音声入力で話しても構いません。
架空の例｜カフェの開店準備メモ
- 入口の鍵を開ける
- 店内の照明と空調を入れる
- レジを起動し、釣り銭を確認する
- コーヒーマシンを立ち上げる
- 客席とトイレを確認する
- 本日の売り切れ商品をスタッフで共有する
ChatGPTへ順番と確認項目を整えてもらう
AIへの依頼例次のメモを、新人スタッフが開店前に読める手順書へ整理してください。作業の順番、担当、完了確認の3列にしてください。書かれていない設備名や安全手順は推測せず、「責任者へ確認」と表示してください。［現場メモ］
現場メモ普段の作業を話す・書く
AIで整理順番と確認欄を作る
現場で試す読みながら一度作業する
使えるマニュアルに必要な5項目
開始いつ始めるか
開店30分前、電話を受けたとき、など。
担当誰が行うか
新人、責任者、レジ担当など。
手順何をどの順番で行うか
一文に一つの動作だけ書く。
確認終わったと判断する基準
電源表示、金額、チェック欄など。
例外困ったときの連絡先
無理に解決せず、誰へ確認するかを書く。
写真と文章の役割を分ける
機械のボタン位置や、正しい陳列状態は写真が向いています。文章には、押す順番、注意点、完了条件を書きます。写真だけ、文章だけに寄せない方が現場では確認しやすくなります。
完成後は新人に読んでもらう
- 初めて出てくる言葉に説明がある
- 一文に複数の作業を詰め込んでいない
- 判断が必要な場所に責任者が書かれている
- 古い写真や料金が残っていない
- 更新日と更新した人が分かる
作った人には当然でも、新人が止まった場所こそ修正点です。AIに再度書かせる前に、どこで迷ったかを具体的に聞きます。
